Comment choisir son logiciel de réservation en ligne ?

Il existe de nombreux logiciels de réservation en ligne. Pour bien choisir sur quels points faut-il être vigilant ? Quels sont les critères à vérifier à tout prix ?

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Une plateforme généraliste ou spécifique ?

Chaque métier a ses spécificités, ses propres contraintes et donc ses propres besoins. Un logiciel de réservation en ligne pour une prothésiste ongulaire sera différent d’un logiciel de réservation en ligne pour un docteur.

Chaque système de réservation en ligne répond dans une certaine mesure à l’ensemble des besoins des professionnels mais il n’existe aucun logiciel qui puisse répondre parfaitement aux besoins de tous les professionnels et pour toutes les activités.

Les logiciels généralistes peuvent vous convenir si vous êtes très souple dans votre gestion au quotidien. Un médecin n’a pas besoin d’envoyer ses promotions par SMS par exemple, mais il aura besoin de fonctionnalités de cryptage des données avancées. Une esthéticienne a besoin d’indiquer des tarifs à la séance ou pour un abonnement, mais pas un médecin ni un garagiste. Sans parler du fait que l’identité visuelle proposée par un système généraliste aura du mal à séduire votre clientèle et à proposer une expérience utilisateur adéquate. Si vous choisissez un système généraliste vous aurez probablement pas mal de concessions à faire au quotidien.

Si un bon logiciel de réservation existe pour votre domaine d’activité il vaudra généralement mieux vous tourner vers celui-ci que de choisir un logiciel généraliste.

Le prix du logiciel

Le prix du logiciel est un élément important mais qui ne doit pas être le critère principal, surtout si vous brassez une clientèle conséquente. En effet un logiciel de réservation va vous permettre de gagner du temps au quotidien et donc de l’argent, si vous avez suffisamment de clients il sera très vite amorti. Pour un abonnement d’environs 50 euros par mois, il suffit que le logiciel vous fasse gagner au moins une heure de temps par mois pour que cela devienne rentable pour vous.

En revanche choisir un système pas forcément le plus adapté mais moins cher vous fait courir le risque de perdre du temps au quotidien et donc au final de perdre de l’argent.

Vous aurez également le choix entre paiement par abonnement (le plus fréquent) ou à la commission prélevée sur chaque vente réalisée. Premièrement les commissions rendent généralement l'usage du logiciel plus coûteux que les abonnements, mais c'est un calcul que vous devez faire. Deuxièmement s'il s'agit d'une commission cela impose que vous vendiez vos prestations directement via le logiciel, ce qui peut être un frein à la prise de rendez-vous pour beaucoup de clients potentiels qui préfèreront prendre leur rendez-vous par téléphone. Troisièmement, il est de plus en plus fréquent de consommer un service « Sans engagement » mais il est tout de même préférable de bien vérifier qu’à tout moment vous êtes libre de changer de logiciel sans difficultés.

Choisir un logiciel pour sa fiabilité

On ne pense pas forcément à ce genre de choses au premier abord, mais pour être efficace votre logiciel doit être disponible. Y-a-t’il souvent des bugs ? Sont-ils traités rapidement ? Les indisponibilités du système de réservation sont-elles récurrentes ? Le logiciel est-il fiable ? Autant de questions auxquelles il va être difficile de répondre car ce ne sont évidemment pas les commerciaux qui vous le diront.

Le meilleur moyen est d’interroger des clients qui eux vous donneront un vrai ressenti. A vous de mener l'enquête.

Ses fonctionnalités

Renseignez-vous sur les fonctionnalités proposées avec votre logiciel de réservation. Pour une équipe d’esthéticiennes, voyez si vous pouvez prendre des réservations pour plusieurs personnes, gérer vos différentes cabines, prendre en compte les compétences de chacun des collaborateurs, proposer les prestations à domicile et récupérer votre fichier clients par exemple. Soyez toutefois prudent quant aux fonctionnalités gadgets qui risquent de faire diminuer la fiabilité du système en créant une dépendance à d’autres acteurs.

Le système donnera t-il de la visibilité à votre entreprise ?

Autre point important, votre futur logiciel de réservation (au sens large) va-t-il apporter de la visibilité à votre entreprise ? Vous disposez d’un site internet mais sera-t-il vraiment référencé dans les règles de l’art ? Il existe ce que l’on appelle le référencement naturel, globalement il s‘agit de l’ensemble des techniques naturelles qui donneront de la visibilité à votre site internet dans les résultats des moteurs de recherche. Pour cela, l’un des principaux critères est que le site doit être techniquement bien construit, autre critère les informations doivent être clairement hiérarchisées ou encore les textes doivent contenir une sémantique appropriée. Assurez-vous que cela soit le cas sans faire une confiance aveugle à ce qui peut vous être dit par le commercial.

Assurez-vous d’avoir un service clients digne de ce nom

Pour vous servir de votre logiciel de réservation en ligne, avoir un interlocuteur privilégié et réactif est essentiel au quotidien car à tout moment vous pouvez être dans une situation où un conseil s’avère indispensable, pour un réglage particulier par exemple. Et parfois mieux vaut ne pas devoir attendre 48h pour obtenir sa réponse du service client.

Apport régulier de nouveautés

Les mises à jour régulières par l'ajout de nouveautés sont également à prendre en compte. Il est très frustrant d'avoir un produit qui ne s'améliore pas au quotidien, car vous disposez d’un logiciel qui reste « dans son jus » au risque de petit à petit devenir obsolète. L’apport de nouveautés est aussi le signal d’une certaine dynamique de l’entreprise qui suit votre logiciel de réservation.